Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Webanwendung „resyDict ONE“ unter https://one.resydict.app (nachfolgend „Anwendung“).

1. Verantwortliche

Verantwortlich ist die Betreiberin der Anwendung (nachfolgend „wir“):

RESYDICT IMMOBILIENMANAGEMENT GmbH
Ludwig-Erhard-Allee 10
76131 Karlsruhe
Deutschland
Telefon: +49 721 27660610
E-Mail: info@resydict.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG nicht vorliegen. Für Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@resydict.de.

2. Geltungsbereich und Rollen

Für Daten, die ein Kundenbetrieb (nachfolgend „Betrieb“) in der Anwendung verarbeitet – etwa Daten von Eigentümern, Mietern, Kontakten, Beschäftigten oder Rechnungsempfängern –, ist dieser Betrieb Verantwortlicher; wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Das gilt auch für Erklärungen, die über Links des Betriebs ohne Anmeldung abgegeben werden (etwa Online-Zustimmungen zu Umlaufbeschlüssen oder Freigaben von Angeboten und Rechnungen), für Post, die der Betrieb über seinen eigenen Postausgang versendet, und für Anbindungen an andere Anbieter, die er selbst einrichtet. Nach Vertragsende erhält der Betrieb seine Daten als Export; anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Mit Fragen zu diesen Daten und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Betrieb.

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitungen rund um die Anwendung selbst: ihre technische Bereitstellung, die Benutzerkonten, Systemmails und Meldungen auf Endgeräte, das Vertragsverhältnis mit den Betrieben sowie Kontaktanfragen. Für die Daten unserer eigenen Hausverwaltung, die wir ebenfalls mit der Anwendung führen, sind wir selbst Verantwortliche; Auskunft dazu erteilen wir unter den Kontaktdaten in Ziffer 1, unsere Datenschutzerklärung als Hausverwaltung ist unter https://resydict.de/datenschutz/ abrufbar.

Stützen wir eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und sind Sie nicht selbst unser Vertragspartner, sondern handeln für einen Betrieb, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt dann in der Durchführung des Vertrags mit diesem Betrieb.

3. Aufruf der Anwendung, Sicherungen und Sicherheit

Bei jedem Aufruf der Anwendung verarbeiten wir Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse, den Statuscode sowie Browser- und Verbindungsangaben in einem Zugriffsprotokoll. Zur Abwehr von Missbrauch zählen wir zudem Aufrufe öffentlicher Seiten je IP-Adresse für kurze Zeit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: stabile und sichere Bereitstellung der Anwendung.

Damit Daten nach einer Störung wiederhergestellt werden können, sichern wir den Datenbestand der Anwendung regelmäßig; eine Zweitkopie liegt bei Microsoft (Ziffer 9). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Verfügbarkeit der Daten.

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, unter anderem eine verschlüsselte Übertragung.

4. Cookies und Speicherung im Endgerät

Die folgenden Cookies und Speicher sind für die von Ihnen genutzte Anwendung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: sichere und funktionsfähige Bereitstellung der Anwendung.

Cookies (Name – Zweck – Laufzeit):

- sessionid – Ihre Anmeldesitzung – 8 Stunden ab der letzten Aktivität
- csrftoken – Schutz vor gefälschten Formularübermittlungen – bis zu einem Jahr
- letzter_mandant – zuletzt genutzter Arbeitsbereich, damit die Anmeldeseite Firmenname und Farbe Ihres Betriebs zeigt; ohne Personenbezug – 180 Tage
- dlfertig – Rückmeldung, dass ein Download begonnen hat – 60 Sekunden

Speicher im Browser:

- localStorage – Ihre Darstellungs- und Bedienungseinstellungen (z. B. hell/dunkel, Schriftgröße, eingeklappte Bereiche) – bis Sie die Einstellung zurücksetzen oder den Browserspeicher löschen
- IndexedDB „Ausgangskorb“ – nur in der Mitarbeiter-App: ohne Netzverbindung erfasste Aufmaße und Zeiten – bis zur Übertragung an den Server
- Service Worker – Offline-Fähigkeit: Programmdateien und eine Offline-Seite, für angemeldete Mitarbeiter zusätzlich die eigenen Einsatz- und Zeitseiten – diese bis zum Abmelden

5. Benutzerkonto und Anmeldung

Ihr Konto legen wir oder der Administrator Ihres Betriebs an; von dort stammen Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse. Wir verarbeiten Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hashwert), Zwei-Faktor-Geheimnis, Rolle und Zuordnung zu Betrieben, Kontostatus, die Zeitpunkte der Anlage und der letzten Anmeldung, Ihre Oberflächen-Einstellungen sowie Sitzungsdaten.

Zum Schutz vor Angriffen speichern wir Anmeldeversuche (Benutzername, IP-Adresse, Browserangaben, Zeitpunkt). Zum Nachweis protokollieren wir Änderungen an Rollen, Kontostatus und Zuordnungen sowie sicherheitsrelevante Zugriffe – etwa Exporte, Downloads und unsere Zugriffe auf den Arbeitsbereich eines Betriebs – mit Zeitpunkt, beteiligten Benutzernamen und Art des Vorgangs oder der Änderung, ohne Inhalte.

Zwecke sind die Bereitstellung des Kontos, die Anmeldung, die Steuerung der Berechtigungen, die Trennung der Daten der Betriebe voneinander und die Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: sichere und nachvollziehbare Bereitstellung der Anwendung und Erfüllung unserer Nachweispflichten (Art. 5 Abs. 2, Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO).

6. Systemmails und Meldungen auf Endgeräte

Aus unserem eigenen Postausgang versenden wir nur Systemmails: Links zum Zurücksetzen des Passworts, Bestätigungen von Freischaltungen an Betriebe und Betriebsmeldungen an uns. Verarbeitet werden Name, Benutzername und E-Mail-Adresse. Einladungen zu einem Konto versendet die einladende Person aus ihrem eigenen Postfach. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: sichere Kontoverwaltung und Abwicklung des Nutzungsvertrags.

Sofern die Funktion angeboten wird, können Sie unter „Mein Konto“ je Gerät Meldungen über neue Chat-Nachrichten einschalten. Dann speichern wir die Zustelladresse und die Schlüssel, die Ihr Browser dafür vergibt, den Bezug zu Ihrem Konto sowie die Zeitpunkte der Anmeldung und der letzten Zustellung. Die Zustellung läuft zwingend über den Push-Dienst Ihres Browserherstellers (Apple, Google, Microsoft oder Mozilla); er erhält die Zustelladresse und eine verschlüsselte Benachrichtigung, deren Inhalt er nicht lesen kann. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); zur Übermittlung in Drittländer siehe Ziffer 9. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die Funktion ausschalten; das Abo dieses Geräts wird dann sofort gelöscht.

7. Vertragsverhältnis mit den Betrieben

Für Anbahnung, Durchführung und Abrechnung des Nutzungsvertrags verarbeiten wir die Firmen-, Kontakt- und Rechnungsangaben des Betriebs einschließlich der Namen der Geschäftsführung und der unterzeichnenden Person, die gebuchten Module samt Änderungshistorie, die Preisvereinbarung, Anfragen und Kündigungsankündigungen mit dem anlegenden Konto sowie vom Betrieb hinterlegte Zugangsdaten zu seinen eigenen Systemen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Rechnungen zusätzlich lit. c (§ 14 UStG, § 147 AO, § 257 HGB). Diese Angaben erhalten wir vom Betrieb.

Bestätigt der Administrator eines Betriebs AGB, Auftragsverarbeitungsvertrag oder Preisvereinbarung, speichern wir die bestätigte Fassung mit bestätigendem Konto und Zeitpunkt als Nachweis. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b i. V. m. lit. c DSGVO (§ 305 Abs. 2 BGB, Art. 28 Abs. 3, Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

8. Kontaktaufnahme und Fehlermeldungen

Wenn Sie uns kontaktieren, etwa per E-Mail an info@resydict.de oder bei Fragen zur Bedienung an support@resydict.app, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage ein Vertragsverhältnis betrifft, im Übrigen lit. f; berechtigtes Interesse: Beantwortung Ihrer Anfrage.

Tritt ein Serverfehler auf, erhalten wir eine technische Fehlermeldung ohne Formularinhalte, Benutzernamen und Angaben zum Betrieb. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Fehlerbehebung.

9. Empfänger und Drittlandübermittlung

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO):

- IONOS SE, Montabaur – Hosting der Anwendung sowie die E-Mail-Postfächer der Betreiberin unter resydict.app, darunter der Postausgang für Systemmails und support@resydict.app; Standort Deutschland
- Microsoft Ireland Operations Ltd. – E-Mail-Postfächer der Betreiberin unter resydict.de, darunter info@resydict.de, sowie Ablage einer verschlüsselten Zweitkopie der Sicherungen; Speicherort Deutschland/EU

Bucht ein Betrieb das Zusatzmodul „KI“ und gibt einen Einsatz frei, verarbeitet die IONOS Cloud GmbH, Montabaur (IONOS AI Model Hub, Standort Deutschland), die dafür nötigen Eingaben in seinem Auftrag. Namen ersetzen wir vorher durch Platzhalter – außer der Betrieb schaltet „Namen im Klartext“ ein; dann gehen Namen im Klartext hinaus, aber nur an Anbieter in der EU. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Anschriften ersetzen wir immer. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 2).

Für Buchhaltung und Steuern erhalten unser Steuerberater und dessen Rechenzentrum (DATEV eG) die Rechnungsdaten.

Nutzen Sie Meldungen auf Endgeräte, erhält zudem der Push-Dienst Ihres Browserherstellers die in Ziffer 6 genannten Angaben. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie eingewilligt haben.

Die Verarbeitung findet in der EU statt. Einzige Ausnahme sind die Push-Dienste, die Server außerhalb der EU, insbesondere in den USA, nutzen können. Apple, Google und Microsoft sind nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; insoweit stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Für Mozilla (Firefox) stützt sie sich auf Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO); dort ist ein der EU gleichwertiges Schutzniveau nicht garantiert.

10. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Im Einzelnen:

- Zugriffsprotokoll: 90 Tage
- Zählung von Aufrufen je IP-Adresse: nur für den kurzen Zählzeitraum
- Sicherungen: 35 Tage; Sicherungen vor Software-Updates werden beim jeweils nächsten Update entfernt, sobald sie älter als 14 Tage sind; die Zweitkopie wird nach Ablauf derselben Frist im nächsten Bereinigungslauf entfernt
- Benutzerkonto: für die Dauer des Kontos
- Sitzung: endet nach 8 Stunden ohne Aktivität; abgelaufene Sitzungsdaten werden im regelmäßigen Löschlauf entfernt
- Anmeldeversuche: 90 Tage; ältere Einträge werden im regelmäßigen Löschlauf entfernt
- Protokolle zu Konten und Zugriffen: bis drei Jahre nach Ende des Vertrags mit dem Betrieb
- Meldungen auf Endgeräte: bis zum Ausschalten, Abmelden oder Ende des Kontos oder bis der Push-Dienst das Gerät als nicht mehr erreichbar meldet; ohne erfolgreiche Zustellung höchstens 90 Tage
- Vertrags- und Abrechnungsdaten: für die Dauer des Vertrags; Rechnungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB), Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre
- Nachweis bestätigter AGB, Auftragsverarbeitungsverträge und Preisvereinbarungen: dauerhaft, auch über das Vertragsende hinaus
- Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Fehler- und Sicherungsmeldungen im Betriebspostfach: bis zur Bearbeitung, längstens 90 Tage
- Cookies und Browserspeicher: siehe Ziffer 4

11. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@resydict.de. Für Daten, die ein Betrieb verantwortet, wenden Sie sich bitte an diesen (Ziffer 2).

12. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

14. Bereitstellung der Daten, keine automatisierte Entscheidung

Für ein Konto sind Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort und grundsätzlich ein Gerät für die Zwei-Faktor-Anmeldung erforderlich, für den Vertrag mit einem Betrieb dessen Firmen- und Rechnungsangaben. Gesetzlich verpflichtet sind Sie zur Bereitstellung nicht; ohne diese Angaben können wir jedoch kein Konto einrichten bzw. keinen Vertrag schließen. Meldungen auf Endgeräte sind freiwillig.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://one.resydict.app/recht/datenschutz/ abrufbar.

Version 3.0
Stand: 10/2026